Le monde du bureau durable: optimiser les processus métier et ainsi gagner du temps et de l'argent

Le monde du bureau durable: optimiser les processus métier et ainsi gagner du temps et de l'argent

Le sujet du développement durable a atteint le grand public. Les gens trient leurs déchets, n'achètent que des produits qui leur conviennent et optent pour l'électricité verte - pour l'environnement. Ce qui est devenu normal dans la vie privée n'est pas encore arrivé dans beaucoup de bureaux. La lenteur des processus d'affaires pèse non seulement sur l'environnement, mais aussi sur le temps et le plan financier.

L'article suivant explique comment les entreprises et les indépendants contribuent à la protection de l'environnement par des mesures simples tout en économisant temps et argent.

De nombreuses entreprises sous-estiment les mesures à petite ou à petite échelle qui peuvent alléger le fardeau environnemental, réduire les efforts et réduire les coûts. Le principe directeur de toute entreprise devrait être:

Les petits bovins sont aussi des cochonneries

Par cela, on veut dire que chaque mesure - indépendamment de sa taille et de son résultat - est importante. En résumé, toutes les mesures aboutissent à une amélioration de l'entreprise

Conception et conduite durables d'une entreprise

Chaque action et processus consomment des ressources. La plupart des gens n'en ont pas conscience, mais leur comportement contribue ou non à la protection de l'environnement. Chaque entreprise doit définir des processus métier qui mènent à

rapide

  • à faible coût
  • et efficace
  • . Chaque étape supplémentaire, effort et obstacle consomme des ressources et coûte du temps et de l'argent à l'entreprise.

Les entreprises peuvent commencer à optimiser la conception de leur main-d'œuvre. Voici des mesures simples pour réussir:

Efficacité matérielle

  • : Il y a des projets qui sont présentés sur papier ou avec des brochures. Les entreprises devraient considérer chaque fois que cela n'a aucun sens d'exécuter une telle présentation numériquement Longévité
  • : Dans le domaine de l'équipement de bureau, vous pouvez acheter des produits durables et performants pendant de nombreuses années. Fonctionnalité
  • : L'achat d'un nouvel appareil a pour but d'optimiser le processus métier. Les dispositifs dont le fonctionnement est compliqué et difficile à apprendre sont peu pratiques. Plus intéressant est l'achat de dispositifs fonctionnels qui ne nécessitent pas beaucoup d'explications et sont prêts pour une utilisation immédiate Base de connaissances
  • : De nombreuses entreprises ne disposent pas d'une base de documentation centrale pour tous les processus internes. Fournir de la documentation facilite la résolution des problèmes sans avoir besoin de personnel dédié. Au lieu de cela, les employés s'informent de manière indépendante et résolvent les problèmes eux-mêmes (voir Gestion des connaissances). La mise en œuvre des mesures ci-dessus n'est possible que s'il existe une gouvernance d'entreprise durable. Le portail de carrière academics.de a compilé une liste des entreprises qui ont été sous gouvernance d'entreprise durable depuis de nombreuses années. Ils indiquent clairement que les entreprises peuvent réaliser de gros bénéfices et travailler en toute conscience.

La gestion des connaissances, pilier central d'une entreprise

L'objectif de chaque entreprise est de travailler efficacement. Tous les employés sont des collègues, quel que soit leur rang. Ils doivent communiquer, coopérer et résoudre les problèmes ensemble.

Traditionnellement, l'expertise d'une entreprise est transmise par des personnes expérimentées à la jeune génération. Ce processus d'apprentissage n'est pas efficace, car il n'y a pas de base de connaissances et le transfert d'expertise change au fil des ans (similaire au bureau de poste silencieux).

L'utilisation de la gestion des connaissances crée un système centralisant toutes les informations et le rend accessible au public à chaque employé de l'entreprise. Les propriétés de Knowledge Management sont:

la connaissance de tous les employés (quel que soit l'âge) paquet

  • des capacités de connaissances existantes avec de nouvelles fonctionnalités mise à jour
  • Création d'une base de données avec les connaissances d'entreprise qui est librement accessible
  • De nombreuses entreprises utilisent déjà des systèmes dans lesquels ils recueillent des connaissances. Il convient de noter les systèmes de gestion de la relation client (systèmes CRM). Ils contiennent toutes les données sur un client que la société possède. Ces systèmes aident les gens à prendre des décisions plus facilement et à conseiller les clients plus efficacement.

Les systèmes CRM aident uniquement à la relation entre l'entreprise et le client. Dans de nombreuses entreprises, il y a souvent des problèmes internes. Si un employé ne peut pas résoudre cela seul, il doit demander l'aide du personnel approprié. Dans ce cas, les deux parties perdent un temps de travail précieux. Une base de connaissances centrale aurait pu aider à résoudre le problème en quelques minutes.

Le type de mise en œuvre de la gestion des connaissances qu'une entreprise utilise dépend de plusieurs facteurs. Parmi les mesures mises en place.

Modèle SECI japonais

  • 8 composantes de la connaissance de Probst, fumée et Romhardt
  • Simple et moderne sont des solutions logicielles dont la mise en œuvre est relativement simple et peut être fait dans toute entreprise

Un travail éconergétique au bureau

De nombreuses entreprises sous-estiment le potentiel d'un tarif d'électricité faible et d'une faible consommation d'énergie. Selon le EnergieAgentur.NRW

[1] utilisation du matériel de bureau en Allemagne trois pour cent de l'électricité. Le bilan énergétique n'a pas d'importance il y a quelques années. Les temps changent, aujourd'hui les aspects écologiques comptent. La hausse des coûts d'énergie et un nombre croissant d'équipements électriques ont augmenté les coûts au cours des dernières années

L'introduction des technologies de l'information et de la communication durable échouent en raison des raisons suivantes

[2] . Cause

Partager en% incertitude sur les dépenses en capital
36 manque de savoir-faire
29 incertitude sur les avantages environnementaux
20 incertitude sur les effets d'entraînement économique
20 incertitude sur Acceptation des mesures
13 Autres
8 Aucune
8 Le manque de savoir-faire semble surprenant. Après tout, il existe des mesures qui ne nécessitent pas beaucoup de connaissances, comme l'achat de nouveaux systèmes PC. Même l'incertitude sur les coûts d'investissement associés n'est pas fondée. Selon BITKOM, un PC de bureau moyen consomme 201 kilowattheures (kWh) d'électricité par an. Un mini PC, suffisant pour le travail de bureau dans de nombreux cas, ne consomme que 74 kWh. Dans le marché des TI, il n'y a aucune affirmation générale selon laquelle l'utilisation de vieux matériels est plus écologique. Les appareils sont économes en énergie depuis des années. En raison de l'augmentation des performances, les employés peuvent travailler plus rapidement et plus efficacement

Loin de l'achat d'ordinateurs à faible consommation d'énergie (et d'autres appareils) vaut un regard sur les deux points suivants:.

Taux d'électricité

  • Les entreprises devraient se contracter régulièrement avec leur Vérifiez les fournisseurs d'électricité et négociez de meilleurs prix Comportement
  • : Tous les appareils connectés à l'alimentation doivent être utilisés avec parcimonie et uniquement en cas de besoin. Ceci n'est possible que si les employés en sont informés. L'arrêt des systèmes de PC après le travail et le jeu en mode d'économie d'énergie lorsqu'ils ne sont pas en cours d'utilisation peut économiser beaucoup d'argent au cours de l'année. réduire les volumes d'impression et les documents numérisent

Grand potentiel d'économie est le sujet des volumes d'impression. Les imprimantes sont disponibles dans pratiquement tous les bureaux. Malheureusement, ils sont rarement utilisés de manière efficace et significative.

Les entreprises peuvent économiser de l'argent en achetant une imprimante qui correspond à leur volume d'impression. Par exemple, il imprime rapidement et à peu de frais en noir et blanc, mais pas en couleur, car les impressions couleur ne sont pas nécessaires.

  • Déjà à l'achat est de chercher une imprimante dont la consommation d'énergie et d'encre est faible. Si les entrepreneurs achètent des cartouches d'imprimantes auprès de fabricants tiers, il y a beaucoup d'économies potentielles.
  • Les employés devraient être formés pour imprimer uniquement les éléments essentiels. Lors de l'impression, par exemple, vous pouvez copier le passage de texte souhaité dans un programme de traitement de texte et l'imprimer avec parcimonie. La définition de polices économiques réduit également la consommation d'encre
  • Conseil

: les toners recyclés ne sont pas seulement bon marché, ils protègent également l'environnement. De nombreuses entreprises impriment des quantités excessives de papier. Le problème est que cela crée beaucoup de travail. Les employés doivent ranger et trier les documents internes. La récupération est associée à beaucoup de temps. Il serait plus simple de sauvegarder les données numériquement et de numériser les documents existants. Par conséquent, les documents d'une base de données sont accessibles à tous les employés et peuvent être consultés à l'aide de mots-clés si nécessaire. Le résultat: moins d'effort, des temps d'accès plus courts et moins de consommation de papier

Courrier et colis envoyés respectueux de l'environnement

Tous les documents ne peuvent pas être numérisés. Toute personne qui expédie un document à une autre entreprise doit prendre en compte les règles du destinataire. S'il a besoin du document par écrit, il n'y a aucun moyen de contourner une expression. Ce que vous pouvez faire dans cette situation est de vous assurer que le document est le plus écologique possible.

Par exemple, les entreprises peuvent utiliser le service GoGreen de Deutsche Post DHL. Les envois en Allemagne sont envoyés sans impact sur le climat. Des économies sont également possibles dans l'emballage: lors de l'envoi de courrier et de colis, les entreprises peuvent recycler les emballages qu'elles ont déjà reçus. Les cartons peuvent généralement être utilisés plusieurs fois s'ils sont ouverts avec précaution

Artikelbild: © Monkey Business Images / Shutterstock

Le bureau économe en énergie. Tendances de l'économie d'énergie au travail


  1. Source: Grenn Office Survey 2009; Bureau 21, Frauenhofer IAO

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